Adatkezelési Tájékoztató

1. Bevezetés

A Collabin elkötelezett a felhasználók adatainak védelme mellett. Jelen Adatkezelési Tájékoztató ismerteti, hogyan gyűjtjük, használjuk és védjük az Ön személyes adatait.

2. Gyűjtött adatok köre

A Szolgáltatás használata során az alábbi adatokat gyűjthetjük:

• Regisztrációs adatok (név, email, cégnév)
• Számlázási adatok (cím, adószám)
• Rendszerhasználati adatok (naplók, IP cím)

Belső láthatóság: A csapatmunka elősegítése érdekében a Szervezeten belül regisztrált Felhasználók neve, email címe és csapattagsága a többi felhasználó számára látható (pl. Névjegyzék, Naptár), szerepkörtől függetlenül.

3. Az adatkezelés célja

Az adatokat a Szolgáltatás nyújtása, a számlázás teljesítése, valamint a biztonság fenntartása érdekében kezeljük.

4. Az adatkezelés jogalapja

A személyes adatok kezelése a következő jogalapokon nyugszik (GDPR 6. cikk):

• Szerződés teljesítése: A Szolgáltatás nyújtásához, regisztrációhoz és a felhasználói fiók kezeléséhez szükséges adatok.
• Jogi kötelezettség teljesítése: Számviteli és adózási előírásokból fakadó kötelezettségek (pl. számlázási adatok megőrzése).
• Jogos érdek: Biztonsági intézkedések, csalások megelőzése, a rendszer stabilitásának biztosítása.

5. Adatmegőrzési idő

Az adatait csak addig tároljuk, amíg az a gyűjtés céljának eléréséhez vagy jogi kötelezettségeink teljesítéséhez szükséges:

• Felhasználói fiók adatai: A fiók végleges törléséig. Törlési kérelem esetén az adatokat 30 napos türelmi ideig megőrizzük a véletlen törlés elleni védelem és a visszaállíthatóság biztosítása érdekében (kivéve, ha azonnali törlést kér jogszabályi alapon). A 30 nap leteltével az adatok visszaállíthatatlanul törlésre kerülnek.
• Számlázási bizonylatok: A számviteli törvény előírása alapján a kiállítástól számított legalább 8 évig.
• Naplófájlok (Logok): Rendszerbiztonsági okokból legfeljebb 6 hónapig.

6. Adatbiztonság

Megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk az adatok védelme érdekében, beleértve:

• Titkosított adatátvitel (HTTPS/TLS) minden kommunikáció során.
• Az adatbázisok jelszavas védelemmel és hozzáférés-korlátozással történő ellátása.
• Rendszeres biztonsági mentések készítése az adatvesztés megelőzése érdekében.

7. Sütik (Cookies) használata

A Szolgáltatás a működéshez elengedhetetlen "munkamenet sütiket" (session cookies) használ a felhasználó azonosítására bejelentkezés után. Ezek nélkül a Szolgáltatás nem használható. Nem használunk harmadik féltől származó, profilalkotásra alkalmas marketing sütiket a Szolgáltatás belső felületein.

8. Adatfeldolgozás és Tárhely

A Szolgáltatás biztosításához ellenőrzött adatfeldolgozókat veszünk igénybe:

• Google Cloud (Tárhelyszolgáltatás) - Google Ireland Limited. Helyszín: EU.
• Paddle.com (Fizetési szolgáltató és Merchant of Record) - Paddle.com Market Ltd.
  Az előfizetés kezelése során az alábbi adatokat továbbítjuk a Paddle.com részére:
  • Email cím (a fiókhoz tartozó)
  • Számlázási név (cég vagy személy neve)
  • Számlázási cím (utca, házszám)
  • Város
  • Irányítószám
  • Ország (ISO kód formátumban)
  • Adószám (ha megadásra került)
  A kártyaadatokat közvetlenül a Paddle.com kezeli, a Szolgáltató nem fér hozzájuk. Az adattovábbítás célja az előfizetés létrehozása, számlázás és a fizetés lebonyolítása.
• RACKFOREST ZRT. (Email kiküldés infrastruktúra) - VPS szerver üzemeltetés. Helyszín: Budapest, Viktor Hugó utca. A rendszer automatikus email értesítéseit (pl. kérelem jóváhagyás, státuszváltások) ezen a szolgáltatáson keresztül küldjük ki.

9. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

A Collabin szolgáltatás nem alkalmaz automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást a GDPR 22. cikke értelmében. Minden kérelem jóváhagyása és felhasználói döntés emberi beavatkozással történik (menedzseri/adminisztrátori jóváhagyás).

10. Adatvédelmi incidens kezelése

Amennyiben az Ön személyes adatait érintő adatvédelmi incidens (pl. illetéktelen hozzáférés, adatszivárgás) történik, a Szolgáltató a GDPR 33-34. cikkének megfelelően jár el:

• Hatóság értesítése: A Szolgáltató az adatvédelmi incidenst 72 órán belül bejelenti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (NAIH), amennyiben az valószínűsíthetően kockázatot jelent az érintettek jogaira.
• Érintettek értesítése: Ha az incidens magas kockázatot jelent az Ön jogaira és szabadságaira, indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatjuk Önt az incidensről, annak természetéről és a megtett intézkedésekről.
• Megelőzés: A Szolgáltató megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatvédelmi incidensek megelőzése és hatásainak minimalizálása érdekében (titkosítás, biztonsági mentések, hozzáférés-ellenőrzés).

9. Az Adatkezelő adatai

• Név: Juhász Sándor e.v.
• Székhely: 5000 Szolnok, Nagy Imre krt. 3. 7/39.
• Nyilvántartási szám: 52998333
• Adószám: 69310113-1-36
• Email: info@collabin.hu

10. Az Ön jogai

Az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) alapján Önt az alábbi jogok illetik meg:

• Hozzáférési jog: Tájékoztatást kérhet arról, hogy kezeljük-e személyes adatait, és ha igen, azokhoz hozzáférést kaphat (export).
• Helyesbítés joga: Kérheti a pontatlan adatok javítását.
• Törléshez való jog ("elfeledtetés joga"): Bizonyos esetekben kérheti adatai törlését (pl. ha már nincs rájuk szükség a célhoz).
• Adatkezelés korlátozásához való jog: Kérheti adatai kezelésének korlátozását bizonyos esetekben (pl. vitatja az adatok pontosságát, vagy jogos érdekből tiltakozik az adatkezelés ellen).
• Adathordozhatóság joga: Kérheti, hogy adatait tagolt, géppel olvasható formátumban átadjuk Önnek.
• Tiltakozáshoz való jog: Tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén.

Fontos: Amennyiben Ön munkavállalóként használja a rendszert, az Ön személyes adatainak Adatkezelője a munkáltatója (a Collabin előfizetője). A Collabin ebben az esetben Adatfeldolgozóként jár el. Kérjük, adattörlési vagy egyéb jogérvényesítési kérelmével közvetlenül a munkáltatójához forduljon.

11. Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben úgy érzi, hogy adatait nem a jogszabályoknak megfelelően kezeltük, kérjük, először vegye fel velünk a kapcsolatot az info@collabin.hu címen.

Panasszal fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) is:

• NAIH
• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
• Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
• Weboldal: www.naih.hu